Vážení klienti
tento dokument obsahuje základní informace o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Byl připraven v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).
1. Správce osobních údajů
Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.
Správcem Vašich údajů je Helma Beta, spol. s r.o. – IČ 27258572, se sídlem Nademlejnská 600/1 198 00 Praha 9, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou C 108210
Se správcem se můžete spojit prostřednictvím těchto kontaktů:
e-mail: beta@helmabeta.cz
2. Účel, pro který osobní údaje potřebujeme a legitimita jejich zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem:
- Zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi správcem a Vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
- Marketingovým účelům, aby správce co nejlépe přizpůsobil nabídku svých produktů a služeb a obchodní sdělení ohledně nich Vašim potřebám, pro tento účel zpracování správce získává Váš jednoznačný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, pokud jste již našim zákazníkem, je legitimním důvodem pro marketing náš opravdový zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR);
- Ochrany svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterým je zajištění ochrany podkladů, které jste nám svěřili ke zpracování, ochrana našeho majetku.
Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek. Ohledně poskytování osobních údajů pro marketingové účely (vyjma marketingu vůči našim stávajícím zákazníkům, kde využíváme našeho oprávněného zájmu), což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od Vás vyžadován souhlas. Pokud správci neudělíte souhlas ke zpracování osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by Vám správce v důsledku toho odmítl poskytnout svůj výrobek či službu na základě smlouvy.
Našimi oprávněnými zájmy jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků, poskytování obchodníkch informací zákazníkům, řádné plnění veškerých zákonných povinností, ochrana našeho podnikání a majetku a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.
Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.
Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
3. Osobní údaje a jejich zpracování
Zpracováváme tyto Vaše osobní údaje:
Základní identifikační údaje – jméno a příjmení, případně název a adresa firmy a její IČ a DIČ u OSVČ,
- Kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa (ta je pro nás Vašim jedinečným identifikátorem),
- Informace o službách, které Vám poskytujeme,
- Informace o vzájemné komunikaci – informace z e-mailů, ze záznamů telefonických hovorů nebo kontaktních formulářů,
- Fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách,
- Lokalizační údaje – adresy, které nám poskytujete pro realizaci služeb,
- Síťové identifikátory – používané cookies
3.1. Zdroj osobních údajů
Osobní údaje jsme získali přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv.
Zdrojem kamerových záznamů a záznamů telefonických hovorů jsou systémy, které za tímto účelem provozujeme a na jejichž fungování Vás pokaždé upozorňujeme.
Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního či živnostenského rejstříku.
3.2. Doba zpracování
Informace, které musíme archivovat na základě lhůt daných legislativou, uchováváme po dobu danou v zákonech (to se týká zejména účetních dokladů).
Ostatní informace o zakázkách uchováváme po dobu 10 let od skončení platnosti smlouvy nebo předání zakázky, přičemž dodané podklady k jednotlivým zakázkám likvidujeme bezprostředně po předání zakázky.
Vaše identifikační a kontaktní údaje, záznamy o komunikaci likvidujeme 10 let po posledním vzájemném kontaktu.
Osobní údaje zpracovávané pouze pro marketingové účely budou zpracovávány do odvolání souhlasu, maximálně po dobu 10 let.
Po uplynutí uvedené doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.
3.3. Předávání dat
Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení.
Dále budeme předávat nezbytné osobní údaje (adresu, kontaktní osobou a její tel.) v případě využití smluvních dodavatelů – přepravních firem nebo dodavatelům poštovních služeb, externích grafiků či dalších subdodavatelů.
Těmito subdodavateli mohou být i ostatní společnosti ve skupině HELMA.
Při zpracování zakázek pak využíváme různé systémy, které máme většinou nainstalovány na našich zařízeních. Pokud tomu tak není a systém provozuje externí dodavatel, máme s ním uzavřené odpovídající smlouvy a hlídáme, aby i on se o Vaše data staral s patřičnou zodpovědností a v souladu s GDPR.
Pro rozesílání obchodních nabídek prostřednictvím e-mailu a SMS využíváme také externí dodavatele, kterým předáváme jen naprosto nezbytné údaje (jméno a příjmení, e-mail, tel. číslo).
U všech zpracovatelů se staráme o to, aby i oni zpracovávali Vaše osobní údaje bezpečně a plně v souladu s GDPR.
Osobní údaje nebudeme předávat do jiných zemí EU, ani mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.
4. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů jsou Vám garantována práva popsaná v tomto článku. Můžete je uplatnit u správce na výše uvedených kontaktech, a to buď zasláním e-mailu na uvedené adresy, písemně na adresu sídla společnosti nebo prostřednictvím webového formuláře zde.
Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.
Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás bude správce informovat.
4.1. Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů
Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a případně pověřenci pro ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace.
Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto dokumentu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.
4.2. Právo na přístup k osobním údajům
Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje jsou zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
4.3. Právo na opravu
V určitých situacích máte obecně právo na opravu svých osobních údajů. V případě kamerových záznamů není ale toto právo relevantní.
4.4. Právo na výmaz (právo být zapomenut)
V určitých stanovených případech máte právo požadovat, aby správce Vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
4.5. Právo na omezení zpracování
Správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
4.6. Právo na přenositelnost údajů
Pokud si přejete, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
V případě kamerových záznamů není toto právo relevantní.
4.7. Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování
Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.
Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování (v případě kamerových záznamů nedochází k automatizovanému rozhodování a profilování, toto právo tedy není relevantní).
4.8. Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.
4.9. Právo odvolat souhlas
Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat a to buď vyplněním formuláře webových stránkách nebo zasláním odvolání na e-mail nebo adresu sídla správce nebo pomocí linku v e-mailové komunikaci.
5. Zpracovatel osobních údajů
Pokud nám svěříte ke zpracování podklady, které obsahují osobní údaje nebo zpracováváme zakázku, k jejíž realizaci jsou osobní údaje dalších osob nutné (příprava různých akcí, výroba.personalizovaných materiálů a podobně), pak jsme vůči těmto osobním údajům v pozici zpracovatele.
Při realizaci zakázky pak jednáme plně v souladu s pokyny zadavatele. Ty jsou většinou u komplexnějších zakázek součástí smlouvy nebo objednávky.
Podklady pro takovéto zakázky (které mohou obsahovat osobní údaje) zpracováváme po dobu nezbytně nutnou a po realizaci zakázky je mažeme/likvidujeme (nejpozději do 30 dnů po předání zakázky, nedošlo-li k nějakým problémům).
6. Platnost
Tento dokument je platný od 20. 4. 2021 kdy proběhla poslední aktualizace. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webových stránkách společnosti.
